Größte Fehler in Vergabeverfahren

Fehler in Vergabeverfahren durch Vergabestelle und Teilnehmer sowie Bieter

 Übersicht

1. Die Nichtbeachtung der allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts durch die Vergabestelle

2. Weitere mögliche Verstöße gegen die Grundsätze UVgO bzw. GWB und VgV

3. Große Fehler der Teilnehmer und Bieter in Vergabeverfahren – Auswahl

Vgl.  §§ 97 ff, 160 GWB, VgV, SektVO etc. im EU-Verfahren, UVgO, unterhalb der jeweils aktuellen Schwellwerte bei nachfolgenden Verstößen - Auswahl - :

1. Die Nichtbeachtung der allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts durch die Vergabestelle

Ø     Verstoß gegen Vertraulichkeit - vgl. §§ 164, 165 GWB, 5 VgV, 3 UVgO

Ø       Verstoß gegen Transparenzgebot - vgl. § 97 I GWB

Ø       Nichtberücksichtigung von Aspekten der Qualität, Innovation, sozialer und umweltbezoener Aspekte -§ 97 III GWB

Ø       Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz - vgl. § 97 II GWB

Ø       Verstoß gegen das Prinzip der Berücksichtigung kleinerer und mittlerer Unternehmen - vgl. § 97 IV GWB – Losaufteilung – Dokumentation

Ø       Verbot der Vergabe an nicht leistungsfähige, nicht fachkundige und nicht zuverlässige Unternehmen - vgl. §§ 122, 123 f GWB

Ø       Zuschlag nicht auf das wirtschaftlichste Angebot (Preis oder Preis mit Matrix) - vgl. §§ 127 GWB, 58 VgV, 43 UVgO

Ø       Keine Beachtung der Richtlinien 2014/23/EU etc. – z. B.   Einsatz von Nachunternehmern, Vorbefassung,  Interessenkollision, Nebenangebote (vgl.  z. B.  §§ 4, 25, 26 25 etc. UVgO - §§ 6, 7, 35, 36 VgV)

2. Weitere mögliche Verstöße gegen die Grundsätze der §§ 97 ff GWB, VgV, SektVO sowie UVgO (unterhlab der Schwellenwerte) etc.

Auswahl - beispielhaft, nicht abschließend – unterstrichene Fehler = große Fehler :

Ø       Keine fortlaufende und zeitnahe Dokumentation - Vergabevermerk nach §§ 6 UvGO, 8 VgV

Ø       Keine Bedarfsplanung bzw. -ermittlung (Dienstanweisung!) - keine absichernde Martkerkundung - §§ 20 UVgO, 28 VgV

Ø       Keine Nutzen-Kosten-Analyse bzw. Wirtschaftlichkeitsrechnung bei größeren Investitionen – HGrG, BHO, LHO, kommunales Haushaltsrecht - vgl. § 97 I GWB - Grundsätze der Wirtschaftlichkeit

Ø       Unwirtschaftliche Organisation der Beschaffung, Doppelarbeit, keine schlüssige Dienstanweisung, fehlende Muster für Beschaffungsanträge, Informationslücken zwischen Beschaffungsstelle und Fachabteilungen – (Dienstanweisung!)

Ø       Beschaffungsanträge ohne Überlassung der „Mindestdaten“ wie „grobe Leistungsbeschreibung“, Produkte und Merkmale, Preise, Ausführungsfristen, Verjährungsfristen (Dienstanweisung!)

Ø       Keine fortlaufende und zeitnahe Dokumentation - Vergabevermerk nach §§ 6 UVgO, 8 I, II VgV0

Ø       Keine Markterkundung bzw. Marktübersicht - vgl. §§ 20 UVgO, 21 VgV

Ø       Falsche Einordnung der Leistungen – Lieferungen – Dienstleistungen – Bauleistungen  - Freiberufler-Leistungen - vgl. §§ 103 GWB - §§ 1, 50  UVgO, 1 VgV, sowie § 1 VOB/A

Ø       Keine fundierte, nachvollziehbare Kostenschätzung – fehlerhafte Feststellung des Schwellenerts -

Ø       fehlende, fehlerhafte Schätzung des Schwellenwertes - vgl. §§ 106 GWB, 3 VgV

Ø       Kein Zeit- und Fristenplan - vgl. die Fristen in §§ 13 UVgO, 20 VgV – unangemessene, zu kurze  Ausführungsfristen

Ø       Unzulässige Abkürzung der Mindestfristen im EU-Verfahren – Verkennen der Begriffe „Dringlichkeit“ bzw. „zwingende Dringlichkeit“ - §§ 13, 27 UvGO, 37 f VgV

Ø       Fehlende Risikoanalyse, AGB, EVB-IT, BVB etc.,  keine Vertragsstrafen bzw. Schadenspauschalierungen, Verlängerung der Verjährungsfristen, Sicherheiten, Preisvorbehalte -

         §§ 21 UVgO, 29 VgV

Ø      Leistungsbeschreibung "über Bedarf" - vgl. Haushaltsgrundsätze der Notwendigkeit, "Wirtschaftlichkeit" und Sparsamkeit" – HGrG, BHO, LHO, kommunale Haushaltsbestimmungen - Vg. § 97I GWB

Ø       Leistungsbeschreibung entgegen §§ 121 GWB, 25 UVgO, 31 f VgV – nicht eindeutig, vollständig und für alle gleich verständlich

Ø       Ungewöhnliche Wagnisse - vgl. § 7 I Nr. 3 VOB/A- jetzt im Übrigen noch  allgemeiner Grundsatz

Ø       Unbegründetes oder falsches Vergabeverfahren - vgl. § 199 f GWB, 8 f UVgO, 14 f VgV

Ø       Unterlassene Losvergabe  - unzulässige Gesamtvergabe - vgl. § 97 IV GWB, 22 UVgO, 30 VgV

Ø      fehlerhafte Wertungskriterien - vgl. § 27 GWB, 43 UVgO, 58 VgV

Ø       Nichteinbeziehung bzw. unterlassene Verweisung auf die Geltung der VOL/B, BVB-X, EVB-IT, VOB/B - §§ 21 II UVGO, 29 II VgV

Ø       Missbrauch des Vergabeverfahrens zur Markerkundung etc. - vgl.§§ 20 UVgO, 29 II VgV

Ø       Bekanntmachung - Ausschreibung vor Fertigstellung der gesamten Vegabeunterlagen – keine „Vergabereife“ -  vgl. §§ 29 UVgO, 41 I VgV

Ø       Nichtbeachtung der Vorgaben für die Vergabebekanntmachung bzw. die Aufforderung zur Abgabe von Angeboten - vgl. §§ 27,28 U37, 38 VgV

Ø       Vergabe ohne Bekanntmachung bei EU-weiten Verfahren entgegen §§ 134, 134 GWB, 37, 38 VgV

Ø       Kein Vorinformationsverfahren trotz eindeutig feststehender Beschaffungsabsicht  - vgl. §§ 38 VgV

Ø       Nichtbenutzung der aktuellen Bekanntmachungsmuster -- §§ 37, 38 VgV

Ø       Ungeeignete Bekanntmachungsträger, die die potentiellen Bieter nicht erreichen - vgl. § 28 I, II UVgO, 37 IV VgV

Ø       Nachforderung - Auskunft - Informationen – nicht rechtzeitig - nur an einen Teil der Bewerber - vgl. §§ 41 II UVgO, 56 II VgV

Ø       Fehler bei Eingang und der Öffnung der Angebote - vgl. §§ 40 UVgO, 55 VgV

Ø       Verletzung des Vertraulichkeitsgrundsatzes – Geheimwettbewerb - vgl. §§  §§ 164, 165 GWB, §§ 3 UVgO, 5 VgV

Ø       Fehlerhafte  Prüfung - vgl. § 41 I UVgO, 56 I VgV

Ø       Unzulässige Verhandlungen entgegen §§  9 V UVgO, 15 V, 16 IX  VgV

Ø       Kein Ausschluss unzulässiger Angebote oder Zulassung nicht zu berücksichtigender Teilnehmer - vgl. §§ 123 - 125 GWB, 42 I VgV, 31 UVgO 

Ø       Wertungs- und Zuschlagsfehler - §§ 43 UVgO, 58 VgV

Ø       Nichterfüllung der Bekanntmachungs- Unterrichtungs- und Informationspflicht vor und nach  Zuschlag - §§ 134 GWB, 39, 53 VgV, 28, 46 UVgO

Ø       Unbegründete oder willkürliche Aufhebung der Ausschreibung etc. - vgl. §§ 48 UVGO, 63 VgV

3. Die größten Fehler der Anbieter bzw. Bewerber in Vergabeverfahren – Auswahl – Fehler im Rahmen = Kardinalfehler

Ø       Keine Information für die Vergabestellen - keine Nutzung der Informationsmöglichkeiten - nicht in der "Marktübersicht" der Vergabestellen

Ø       kein effektives Bewerber- bzw. Bietermarketing

Ø       Keine Überprüfung des Auftragswerts bzw. der Schwellenwerte - §, 3 VgV

Ø      unterlassene rechtzeitige Rüge bei Überschreiten der Auftragswerte – unzulässige nationale Vergabe - §§ 106, 135 GWB

Ø       Keine Überprüfung der Bekanntmachung auf erkennbare Verstöße gegen §§ 37, 38 VgV,  28 II UVgO

Ø       Keine Überprüfung der Vergabeunterlagen auf Verstöße und rechtzeitige Rüge nach § 160 GWB bzw. Landesrecht

Ø       Keine rechtzeitige Rüge bzw. keine Rüge vor Ablauf der Angebotsfrist von erkennbaren oder erkannten Verstößen - vgl. § 160 GWB

Ø     Nichtbeachtung der Teilnahme- oder Angegebotsfrist für den Wettbewerb - vgl. §§ 13 I UVgO, 20 VgV

Ø       Angebote mit nicht zweifelsfreien Änderungen - §§ 42 UVgO, 57 VgV

Ø      Angebote mit Abänderung bzw. Ergänzung der Verdingungsunterlagen - §§ 42 UVgO, 57 VgV 

Ø      Unzulässige Nebenangebote - vgl. §§ 25, 42 UVgO, 35, 57 VgV

Ø      Verstoß durch fehlerhafte Wertung und fehlendee rechtzeiitige Rüge - §§ 43 UVgO, 58 VgV