Ablauf des Vergabeverfahrens

Der Ablauf des Vergabeverfahrens

Bewerber und Bieter sollten sich über den durch die VOL/A, VOB/A und VOF vorgegeben Ablauf des Vergabeverfahrens informieren, um einen entsprechenden Einblick in die Tätigkeit der Vergabestellen zu verschaffen.

Hier sind zunächst folgende Blöcke festzustellen:

Stufen und Schritte – Gesamtüberblick

Nachfolgende werden die Einzelschritte und die jeweils Beteiligten an den Schritten dargestellt (vgl. die Abkürzungen):

Übersicht – Ablauf des Verfahrens - Abkürzungen:

VS        Vergabestelle                                                   BHO     Bundeshaushaltsordnung

A          Ausschuss                                                      LHO     Landeshaushaltsordnungen

AB        Auftragsberatungsstelle                                    KOH     Kommunales Haushaltsrecht

BI         Bieter                                                              SVHV   VO über das Haushaltswesen in der

BS        Beschaffungsstelle                                                       Sozialversicherung

BW       Bewerber

DA        Dienstanweisung

FA        Fachabteilung – Bedarfsstelle

G          Gremium

HH        Haushälter

RA        Rechtsabteilung – Rechtsberatung

SV        Sachverständiger

TNWB   Teilnehmerwettbewerb

Einzelschritte und -stufen (Art. sind Bestimmungen der Richtlinie 2004/18/EG) – die Teile mit Beteiligung der Bewerber/Bieter befinden sich im Rahmen.

Dokumentation – fortlaufend und zeitnah (BS - § 30 VOL/A, DA) (§ 30 a Nr. 1 S. 2 VOL/A, Art. 43 – Inhalt der Vergabevermerke)

Vorinformationsverfahren nach § 17 a VOL/A, Art. 35

Die folgenden Schritte gehören noch nicht zum Vergabeverfahren:

1.             Beschaffungsplanung (BS, FA, HH - DA)

2.             Bedarfsermittlung – Beschaffungsantrag (BS, FA - DA)

3.             Prüfung Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit  (BS, HH – BHO, LHO, KOH, SVHV - DA)

4.             „Grobe Leistungsbeschreibung“ (FA , BS - § 8 VOL/A)

5.             Einordnung der Leistung (BS - Lieferung, Leistung, Bau, Freiberufler-Leistung - §§ 99 GWB, §§ 4 ff VgV, §§ 1, 1 a VOL/A, VOB/A, VOF) – Einordnung der Leistungen in Anhang I A und Anhang I B (vgl. § 1 a VOL/A – Art. 20 – 22)

6.             Markterkundung (BS, FA, SV, AB, TNWB - §§ 4, 17 Nr. 2 VOL/A)

7.

Marktübersicht (Bieter, Produkte <Merkmale>, Preise, Fristen, Verjährung, Konditionen) (BS, FA, AB, SV, TNWB -  §§ 4, 16 Nr. 2, 17 Nr. 2 VOL/A)

8.             Leistungsbeschreibung – neutral, vollständig, eindeutig, wettbewerbsgeeignet (BS, FA, SV - § 8 VOL/A) (§ 8 a VOL/A, Art. 23 – Technische Spezifikationen)

9.

Losaufteilung oder Ablehnung mit Begründung (BS, FA - §§ 5, 17 Nr. 1 II d), Nr. 2 II d), Nr. 3 II d) VOL/A) (§ 97 III GWB)  – kleinere und mittlere Unternehmen (§ 7 Nr. 2 IV, 3 VOL/A) ( § 97 III GWB) – Bietergemeinschaften (§§ 7 1 II, 21 Nr. 4 VOL/A) (§ 7 a Nr. 3 VI, Nr. 3 VII <Rechtsform für Bietergemeinschaft> VOL/A, Art. 4 II)

10.             Zeitrahmen – Fristen/Termine (BS, FA  - §§ 11, 18, 19 VOL/A) (§§ 17 a, 18 a VOL/A – Art. 35, 38)

11.             Kosten-/Auftragswertschätzung (BS, FA, SV - §§ 1-3 VgV - (Art. 7, 9)

12.             Wirtschaftlichkeitsrechnungen (BS, HH, SV – BHO, LHO; KOH, SVHV etc.)

13.             Wertungskriterien (BS, FA - § 25 Nr. 3 VOL/A) (§§ 9 a Nr. 1 c), 25 a Nr. 1 II VOL/A, Art. 53)

14.             Vergabeart (BS - § 3 VOL/A) (§§ 3 a, 18 a <Fristen> VOL/A, Art. Art. 28 – 33)

15.             „Eignung“ - Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde – Nachweise und Erklärungen (BS, FA – § 7 Nr. 2 (2), Nr. 4, Nr. 5, 17 Nr. 1 II m), 21 Nr. 1 I, 25 Nr. 2 I VOL/A) (Art. 7 a Nr. 3 III, Art. 26,27,  44 – 52)

16.

Einsatz von Nachunternehmern (BS, FA - § 7 Nr. 2 I VOL/A) – (§§ 4 IV, 6 II Nr. 2 VgV, § 7 a Nr. 3 VI VOL/A, Art. 25)

17.

Vorbefasste Personen und Ausschluss (BS, FA) – (§§ 4 V, 6 III VgV)

18.             Risikoanalyse – Individualrechtskonditionen (BS, FA - § 9 Nr. 3 S. 2 , § 12 – 15 VOL/A: „Deutsches Recht“ – Vertragssprache: deutsch - Vertragsstrafen, Schadenspauschalierungen, vertragliche Beschaffenheit, Absicherung gegen Mängelfolgeschäden, Mängelhaftung und Frist, Bürgschaften etc.

19.             Einbeziehung der AGB der öffentlichen Hand – VOL/B, BVB-IT – EVB-IT, VOB/B – Überprüfung auf notwendige Änderungen und unwirksame Klauseln (vor allem bei BVB-IT)

20.             Nebenangebote/Änderungsvorschläge – Mindestbe-dingungen (BS, FA - §§ 17 Nr. 3 V, 25 Nr. 4 VOL/A) (§§ 9 a Nr. 2, 25 a Nr. 3 VOL/A, Art. 24)

21.             Simuliertes Kontrollangebot (BS, SV – DA)

22.

Bewerberbedingungen (BS - § 17 Nr. 3 IV VOL/A, DA)

23.             Entwurf des Anschreibens (BS - § 17 Nr. 3 II VOL/A, DA)

24.             Entwurf der Bekanntmachung (BS - § 17 Nr. 1, 2 VOL/A, DA) (§ 17 a VOL/A, Art. 35 – 37)

25.             Feststellung der Vergabereife – kein Missbrauch – Kostenerstattung für Angebote – aktueller Auftragswert (BS -  §§ 16 Nr. 1, 2 , 20 II VOL/A - § 3 X VgV)

26.             Einschaltung von Gremien – Abschlussprüfung und –genehmigung (BS, FA, HH, RA, G, A – DA)

27.             Bekanntmachung/Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme am Wettbewerb (BS - §§ 17 Nr. 1 II, Nr. 2  II, Nr. 3 II VOL/A, DA) (§§ 7 a III <Nachweise>, 17 a VOL/A , Art. 26, 27, 35 – 37, 40)

28.             Teilnehmerwettbewerb – Frist – Bekanntmachung – Auswahl (§§ 4 Nr. Nr. 2 I, 17 Nr. 2 VOL/A) (§ 7 a Nr. 4, 16 a VOL/A, § 10, 16 VOF, Art. 40)

29.             Abforderung der Verdingungsunterlagen (BW - § 17 Nr. 1 II f – Einreichen der Teilnahmeanträge (BW - § 17 Nr. 2 II f VOL/A – Auswahl und Absendung der Verdingungsunterlagen (BS - § 17 Nr. 3 VI VOL/A) – Versand der Verdingungsunterlagen – Frist - (BS - § 17 Nr. 3 VI, Nr. 4 VOL/A) (§ 18 a Nr. 1 V VOL/A, Art. 39 I)

30.             Sicherung der Vertraulichkeit - Geheimwettbewerb (BS - §§ 17 Nr. 5, 21 Nr. 1 II VOL/A) (Art. 6)

31.

Abforderung von Auskünften – Frist -  (BW - § 17 Nr. 6 I VOL/A) (§ 18 a Nr. 1 VI VOL/A, Art. 39 I)

32.             Erteilung von Auskünften – Frist - (BS - § 17 Nr. 6 I, II VOL/A) (§ 18 a Nr. 1 VI VOL/A, Art. 39 I)

33.             Erstellen der Angebote bzw. Teilnahme am Wettbewerb  (BW, BI - §§ 7, 8, 21 VOL/A) (§§ 7a, 8a, 9a, 25 a Nr. 1 II VOL/A, Art. 23 ff)

34.             Erstellen von Nebenangeboten – Änderungsvorschlägen – (BW, BI - §§ 17 Nr. 3 VI, 25 Nr. 4  VOL/A) (§§ 9 a 2, 25 a Nr. 3 VOL/A, Art. 24)

35.             Eingang der Angebote etc. (ES - § 22 Nr. 1 VOL/A)

36.             Angebote unter Verschluss – Vertraulichkeit – Geheimwettbewerb (ES, BS - §§ 17 Nr. 5, 21 Nr. 1 II,  22 Nr. 1, 24 Nr. 3 VOL/A) (Art. 6)

37.             Ablauf der Angebotsfrist bzw. Teilnahmefrist (ES, BS - §§ 18 Nr. 1, 22 Nr. 2 I, 23 Nr. 1 a), 25 Nr. 1 I e) VOL/A) (§§ 18 a Nr. 1, 2 VOL/A, Art. 38)

Ablauf nach Ende der Angebotsfrist – Auskünfte – Eingang der Angebote

38 Eingang der Angebote und Weiterleitung (ES, BS - § 22 Nr. 1 VOL/A)

39 Öffnungsverhandlung - Niederschrift (BS - § 22 Nr. 2 ff VOL/A

40. Prüfung  – formell und fachlich  - Ermessen bei nicht zu prüfenden Angeboten (BS -  § 23 VOL/A)

41. Ausnahmsweise Verhandlungen – Entscheidungen (BS - § 25 Nr. 1 I, II VOL/A)

42. I. Wertungsstufe - zwingender Ausschluss (BS - § 25 Nr. 1 I VOL/A) (§ 25 a VOL/A, Art. 44 ff)

II. Wertungsstufe -  fakultativer Ausschluss „kann“ (BS -  § 25 Nr. 1 II VOL/A – Widerspruch zu § 21 Nr. 1 VOL/A)

III. Wertungsstufe – Ermessen - „Eignung“ – Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit (BS - § 25 Nr. 2 I VOL/A) (§ 7a VOL/A, Art. 52)

IV. Wertungsstufe - besonders niedriger Preis – vierstufige Prüfung (BS - § 25 Nr. 2 II VOL/A) (Art.55)

V. Wertungsstufe – unwirtschaftlicher Preis (BS  - § 25 Nr. 2 III VOL/A)

VI. Wertungsstufe – Preis allein oder Preis mit weiteren Kriterien -Matrix, Punktesystem etc. – (BS - § 25 Nr. 3 VOL/A) (§§ 9a Nr. 1 c), 25 Nr. 1 II VOL/A, Art. 53)

43. Information nicht berücksichtigter Bieter (§ 13 VgV, Art. 41, Art.. 1 III, 2 Richtlinie 89/665 Rechtsmittelrichtlinie) (§ 27 a VOL/A <Bewerber>)

Ablauf der 14-Tagesfrist

44 Zuschlag (BS - § 28 VOL/A) oder 39. 44. Aufhebung (BS -  § 26 VOL/A) (§ 26 a VOL/A, Art. 41)

45. Vertragsurkunde (BS - § 29 VOL/A)

46. Vergabevermerk – fortlaufend und zeitnah (BS -  § 30 VOL/A) (Art. 43)

47. Information nicht berücksichtigter Bieter (BS -  § 27 VOL/A)

48. Bekanntmachung der Auftragserteilung (§ 28 a VOL/A, Art. 41)

49. Melde- und Berichtspflichten (§ 30 a VOL/A, Art. 43 S. 3)

50. Statistiken (§ 30 a VO/A)

Dokumentation

Die einzelnen Schritte müssen nachvollziehbar dokumentiert werden – die Wertungsstufen I. – VI. sind jeweils für sich zu prüfen und nicht zu vermengen – schwere Fehler: Vermengung der Stufen – „Doppelwertung“ in mehreren Stufen. .

Alle Schritte müssen fortlaufend und aktuell nachvollziehbar dokumentiert werden. Die fehlende Dokumentation kann zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen. Spätestens dann, wenn Akteneinsicht (§ 110 GWB) beantragt und gewährt wird, können auch Bewerber und Bieter letztlich überprüfen, ob vergabegerecht vorgegangen worden ist.

Einwirkungsmöglichkeiten sind vor allem durch Informationen für die Markterkundung (geeignete Leistungsbeschreibungen, Präsentationen, Testgeräte, Muster, Proben etc.) vor Beginn des Vergabeverfahrens (konkrete Absicht, das vergabeverfahren einzuleiten!) möglich.

Die Markterkundung gehört noch nicht zum Vergabeverfahren, sondern stellt eine Vorstufe dar. Die Markterkundung ist nach „pflichtgemäßen Ermessen“ durchzuführen, bis die Marktübersicht erreicht ist. Der Gleichbehandlungsgrundsatz gilt in dieser Stufe nicht. Der Wettbewerbsvorteil der früheren Information bei potenziellen Interessenten wird hingenommen.