Dokumentation Richtlinie 2004/18/EG

Dokumentation

Richtlinie 2004/18/EG

Abschnitt 5

Vergabevermerke

Artikel 43

Inhalt der Vergabevermerke

Die öffentlichen Auftraggeber fertigen über jeden vergebenen Auftrag, jede Rahmenvereinbarung und jede Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems einen Vergabevermerk an, der mindestens Folgendes umfasst:

a) den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems;

b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl;

c) die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für die Ablehnung;

d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten;

e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie – falls bekannt – den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt;

f) bei Verhandlungsverfahren die in den Artikeln 30 und 31 genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen;

g) bei dem wettbewerblichen Dialog die in Artikel 29 genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen;

h) gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat.

Die öffentlichen Auftraggeber treffen geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren.

Der Vermerk bzw. sein wesentlicher Inhalt wird der Kommission auf deren Ersuchen mitgeteilt.

Vgl. §§ 3 Nr. 5, 3a Nr. 3, 22 Nr. 1, 224 Nr. 3, 25 Nr. 5, 30, 30 a VOL/A 

Grundsätze der Dokumentation:

Ø     bei jedem Vergabeverfahren

Ø     unterschiedslos für nationale und EU-Verfahren

Ø     fortlaufend und zeitnah – also nicht nachträglich (Rechtsprechung)

Ø     Stufe für Stufe – von der Beschaffungsplanung bis zum Zuschlag bzw. Aufhebung sowie unter Beachten der Melde- und Berichtspflichten – Raster unentbehrlich

Ø     Begründung der einzelnen Entscheidungen : z. B. Schätzung – Vergabeart – Fristen – Wahl der Leistungsbeschreibung (eindeutig und erschöpfend, funktional, besondere Anforderungen, Marken etc.) – Lose – Wertungsstufen etc.

Ø     Mitteilung des Dokumentationsinhalts auf Verlangen der EU-Kommission nach § 30 a Nr. 1 VOL/A 

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